Was ist EDI? Und was ist EDIFACT?

Über EDI (= Electronic Data Interchange)

EDI (englisch „electronic data interchange“ oder zu Deutsch „elektronischer Datenaustausch“) bezeichnet den elektronischen Austausch strukturierter Daten gemäß festgelegter Standards zwischen den Geschäftspartnern und ermöglicht die Datenverarbeitung ohne manuelle Erfassung.

Um EDI zwischen Partnern mit unterschiedlichen IT-Systemen zu ermöglichen, wurden mehrere internationale Standards entwickelt. Gängige EDI-Nachrichtenstandards sind z.B. EDIFACT, ODETTE, VDA oder auch XML-EDI (letzteres in vielen Varianten wie z.B. ebXML, OpenTrans, ZUGFeRD, RosettaNet oder das neue UNIDOC®™ aus dem Hause EDICENTER).

Wie funktioniert EDI?

Der elektronische Datenaustausch funktioniert wie folgt: Das Dokument, z.B. Rechnung (INVOIC) wird mit allen notwendigen Informationen aus dem ERP-/Warenwirtschaftsprogramm des Ausstellers erzeugt. Der EDI-Konverter wandelt die Daten in das vereinbarte Format des Empfängers um und übermittelt diese. Sobald die EDI-Nachricht beim Empfänger ankommt, werden die Daten an die ERP-Datenstruktur des Empfängers angepasst und dort verarbeitet.

Vorteile von EDI

Die entscheidenden Vorteile aus dem Einsatz von EDI sind vor allem die Kostenreduktion, die Geschwindigkeit sowie geringe Fehlerquote beim Erfassen von Belegen in Vergleich zum papierbasierten Dokumentenaustausch.

Lesen Sie mehr über den > EDI in der Buchhaltung oder > EDI in der Logistik in unserem Blog.

Über EDIFACT (EDI For Administration, Commerce And Transport)

Als Standard der Vereinten Nationen ist EDIFACT im Zeitalter der Globalisierung die Grundlage für branchen- und länderübergreifenden Informationsaustausch. Damit werden Geschäftsprozesse zwischen Unternehmen optimiert und können wesentlich wirtschaftlicher durchgeführt werden. Mit EDIFACT können die unterschiedlichsten Geschäftsprozesse abgebildet werden (Bestellung, Rechnung, Zollerklärung, Rentenbescheid …. – bis heute wurden über 200 solcher so genannter „EDIFACT-Nachrichten“ definiert).

Jede EDIFACT-Nachricht („message“) wird mit einem weltweit einheitlichen und eindeutigen sechsstelligen Kürzel benannt. Beispiele für häufig verwendete Formate sind:

ORDERS purchse order Bestellung (Auftrag)
ORDCHG purchase order change request Bestelländerung
ORDRSP purchase order response Auftragsbestätigung
DESADV despatch advise Lieferavis (Lieferschein)
INVOIC invoice and credit note Rechnung und Gutschrift
DELFOR delivery schedule Lieferabruf / Lieferplan
IFTMIN instruction for transport Transport- / Speditionsauftrag / Frachtbrief
IFTSTA status of transport Statusnachricht zu einer Lieferung
CUSDEC customs declaration Zollerklärung
PRICAT price catalogue Preisliste / Artikelstammdaten
SLSRPT sales report Abverkaufsbericht
INVRPT inventory report Lagerbestandsbericht
BAPLIE stowage plan for container-vessel Stauplan für Containerschiffe
APERAK application error and acknowledgement Statusrückmeldung auf Anwendungsebene
PAYMUL multiple payment order Zahlungsaufträge
FINSTA financial statement of an account Bankkontoauszug

Komplette Liste der EDIFACT-Nachrichten (Version D.01B)

Welche sind die Voraussetzungen einer EDI-Lösung (hier am Beispiel von EDIFACT im Handel)?

EDIFACT ist keine starre Norm, sondern lässt den Geschäftspartnern viel Spielraum, welche Inhalte („Felder“, sogenannte Datenelemente) übermittelt werden. Deshalb erzeugt ein ERP-System (bzw. Warenwirtschaftssystem oder PPS) in der Regel keine EDIFACT-Datei, sondern zunächst ein sogenanntes Inhouse-Format, welches dann mit Hilfe eines Konverters partnerspezifisch umgesetzt wird. Durch diese Auslagerung der EDIFACT-Verarbeitung aus dem Hauptsystem vermeidet man dort ständige Anpassungen der EDI-Schnittstelle. Zunächst benötigt Ihr ERP-System also entsprechende Schnittstellen. Diese Funktionalität wird in der Regel vom Hersteller in Form eines „EDI-Moduls“ angeboten.

ZUSÄTZLICH wird ein EDI-System benötigt. Dessen Herz ist der Konverter, welcher aus dem Inhouse-Format eine kundenspezifische EDIFACT-Datei erzeugt. Außerdem enthält das EDI-System die Kommunikationssoftware zum Versenden der EDIFACT-Datei (Beim Empfang gilt das Gesagte entsprechend in umgekehrter Richtung).

Das EDI-System kann in einem Rechenzentrum stehen („EDI-Clearing“), z.B. im EDICENTER. Diese Variante wird immer beliebter. Denn ein eigenes System bedeutet hohe Investitionskosten und einen nicht unerheblichen Pflegeaufwand.

Was bedeuten eigentlich die Kürzel X.400, AS2, AS4 und OFTP?

Bei X.400, AS2, AS4 und OFTP bzw. OFTP2 handelt es sich um Übertragungsprotokolle. Es geht dabei ausschließlich um die Frage, wie Ihre EDI-Dateien von A nach B transportiert werden, also auf welchem Wege die EDI-Dateien transferiert werden. X.400, AS2, AS4 und OFTP(2) sind also keine Datenformate.

Um derlei technische Fragen müssen sich aber EDICENTER-Kunden nicht kümmern. Wir stimmen das gerne mit Ihrem Geschäftspartner ab, richten alles nach seinen Wünschen und Anforderungen ein.

Auch die älteren oder weniger üblichen Sende- und Empfangsmethoden bieten wir natürlich an: ISDN, Email (SMTP, POP3 u.a.), http(s), FTP, SFTP, AS1, AS3 und vieles mehr.