Was ist EDI?

Alles, was Sie über EDI wissen müssen!

EDI (englisch „electronic data interchange“ oder zu Deutsch „elektronischer Datenaustausch“) bezeichnet den elektronischen Austausch strukturierter Daten gemäß festgelegter Standards zwischen den Geschäftspartnern und ermöglicht die Datenverarbeitung ohne manuelle Erfassung.

EDI auf einen Blick:

  • EDI steht für „electronic data interchange“ und bezeichnet einen elektronischen Datenaustausch zwischen den Geschäftspartnern nach festgelegten internationalen Standards.
  • Zu den gängigen EDI-Standards gehören EDIFACT, Odette, VDA, ANSI X.12 und diverse XML-Formate.
  • EDIFACT steht für EDI for Administration, Commerce and Transport und ist ein weltweiter und branchenunabhängiger EDI-Standard für den elektronischen Datenaustausch.
  • Sechsstellige Kürzel bezeichnen EDIFACT-Nachrichten und bilden unterschiedliche Geschäftsprozesse ab – von der Bestellung bis zur Rechnung (z.B. ORDERS, DESADV, INVOIC, PRICAT etc.).
  • Zu den EDI-Übertragungsprotokollen zählen X.400, AS2, AS4, OFTP bzw. OFTP2 und aktuell mehr und mehr auch diverse REST APIs.
  • Zu den Vorteilen der EDI-Anbindung gehören: deutlich schnellerer Dokumentenaustausch, Automatisierung in der Informationsverarbeitung, Fehlerreduktion, Kostenreduzierung etc.
  • Die EDI-Anbindung kann wahlweise über drei Verfahren gelöst werden: Eigenbetrieb, WebEDI oder EDI-Outsourcing.

Wie funktioniert EDI?

Mit EDI können alle Geschäftsdokumente wie Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheine u.ä. als strukturierte Daten ohne manuellen Aufwand schnell und sicher zwischen den Geschäftspartnern ausgetauscht werden. Und das unabhängig von den ERP-Systemen.

Um EDI zwischen Partnern mit unterschiedlichen IT-Systemen zu ermöglichen, wurden mehrere internationale Standards entwickelt. Zu den gängigen EDI-Nachrichtenstandards gehören z.B. EDIFACT, ODETTE und VDA, aber auch XML-EDI (letzteres in vielen Varianten wie z.B. ebXML, OpenTrans, ZUGFeRD, RosettaNet oder das neue UNIDOC®™ aus dem Hause EDICENTER) sowie JSON (meist in Verbindung mit REST API).

Der elektronische Datenaustausch funktioniert wie folgt:

  • Das Dokument, z.B. Rechnung (INVOIC) wird mit allen notwendigen Informationen aus dem ERP-/Warenwirtschaftsprogramm des Ausstellers erzeugt.
  • Der EDI-Konverter wandelt die Daten in das vereinbarte Format des Empfängers um und übermittelt diese.
  • Sobald die EDI-Nachricht beim Empfänger ankommt, werden die Daten an die ERP-Datenstruktur des Empfängers angepasst und dort verarbeitet.

Wie funktioniert EDI?

Welche Vorteile bietet EDI?

Die entscheidenden Vorteile aus dem Einsatz von EDI im Vergleich zu papierbasierten Dokumentenaustausch sind zum Beispiel:

  • Geringere Kosten
  • Schnellere Übertragung
  • Bessere Datenqualität
  • Schnellere Reaktionszeiten
  • Höhere Informationsqualität
  • Effizientere Prozesse

EDI-Prozess am Beispiel von elektronischen Rechnungen und Bestellungen

Was ist EDIFACT?

Als Standard der Vereinten Nationen ist EDIFACT im Zeitalter der Globalisierung die Grundlage für branchen- und länderübergreifenden Informationsaustausch. Damit werden Geschäftsprozesse zwischen Unternehmen optimiert und können wesentlich wirtschaftlicher durchgeführt werden. Mit EDIFACT können die unterschiedlichsten Geschäftsprozesse abgebildet werden (Bestellung, Rechnung, Zollerklärung, Rentenbescheid …. – bis heute wurden über 200 solcher so genannter «EDIFACT-Nachrichten» definiert).

Jede EDIFACT-Nachricht («message») wird mit einem weltweit einheitlichen und eindeutigen sechsstelligen Kürzel benannt.

Überblick über die gängigen Nachrichtenformate:

ORDERS purchase order Bestellung (Auftrag)
ORDCHG purchase order change request Bestelländerung
ORDRSP purchase order response Auftragsbestätigung
DESADV despatch advise Lieferavis (Lieferschein)
INVOIC invoice and credit note Rechnung und Gutschrift
DELFOR delivery schedule Lieferabruf / Lieferplan
IFTMIN instruction for transport Transport- / Speditionsauftrag / Frachtbrief
IFTSTA status of transport Statusnachricht zu einer Lieferung
CUSDEC customs declaration Zollerklärung
PRICAT price catalogue Preisliste / Artikelstammdaten
SLSRPT sales report Abverkaufsbericht
INVRPT inventory report Lagerbestandsbericht
BAPLIE stowage plan for container-vessel Stauplan für Containerschiffe
APERAK application error and acknowledgement Statusrückmeldung auf Anwendungsebene
PAYMUL multiple payment order Zahlungsaufträge
FINSTA financial statement of an account Bankkontoauszug

Komplette Liste der EDIFACT-Nachrichten (Version D.01B)

Was sind die Voraussetzungen einer EDI-Lösung (hier am Beispiel von EDIFACT im Handel)?

EDIFACT ist keine starre Norm, sondern lässt den Geschäftspartnern viel Spielraum, welche Inhalte («Felder», sogenannte Datenelemente) übermittelt werden. Deshalb erzeugt ein ERP-System (bzw. Warenwirtschaftssystem oder PPS) in der Regel keine EDIFACT-Datei, sondern zunächst ein sogenanntes Inhouse-Format, welches dann mit Hilfe eines Konverters partnerspezifisch umgesetzt wird. Durch diese Auslagerung der EDIFACT-Verarbeitung aus dem Hauptsystem vermeidet man dort ständige Anpassungen der EDI-Schnittstelle. Zunächst benötigt Ihr ERP-System also entsprechende Schnittstellen. Diese Funktionalität wird in der Regel vom Hersteller in Form eines «EDI-Moduls» angeboten.

ZUSÄTZLICH wird ein EDI-System benötigt. Dessen Herz ist der Konverter, welcher aus dem Inhouse-Format eine kundenspezifische EDIFACT-Datei erzeugt. Außerdem enthält das EDI-System die Kommunikationssoftware zum Versenden der EDIFACT-Datei (Beim Empfang gilt das Gesagte entsprechend in umgekehrter Richtung).

Das EDI-System kann in einem Rechenzentrum stehen («EDI-Clearing»), z.B. im EDICENTER. Diese Variante wird immer beliebter. Denn ein eigenes System bedeutet hohe Investitionskosten und einen nicht unerheblichen Pflegeaufwand.

Welche EDI-Übertragungsprotokolle gibt es?

Zu den Übertragungsprotokollen zählen z.B.  X.400AS2, AS4 und OFTP bzw. OFTP2, aber auch REST API auf Basis von https. Es geht dabei ausschließlich um die Frage, wie Ihre EDI-Dateien von A nach B transportiert werden, also auf welchem Wege die EDI-Dateien transferiert werden. X.400, AS2, AS4 und OFTP(2) sind also keine Datenformate.

Auch die älteren oder weniger üblichen Sende- und Empfangsmethoden bieten wir natürlich an: Email (SMTP, POP3 u.a.), http, FTP, SFTP, AS1AS3 und vieles mehr.

Wie funktioniert die EDI-Anbindung?

Auf der Basis Ihrer Anforderungen entwickeln wir gemeinsam einen Migrationsplan.

  • Wir prüfen die EDI-Anforderungen Ihres Geschäftspartners (Standards, Nachrichtenarten, Schnittstellen etc.)
  • Sie wählen das passende EDI-Betriebsmodell aus (EDI-Outsourcing oder WebEDI)
  • Gemeinsam implementieren wir EDI in Ihren Geschäftsprozessen 

Ausführliche Informationen zur EDI-Anbindung finden Sie hier.

EDI mit dem EDICENTER

Um all diese technische Fragen müssen sich unsere EDICENTER-Kunden nicht kümmern. Sie liefern uns ihre Daten und wir kümmern uns um alles andere. Ob Standard- oder Spezialkonvertierung – wir wandeln die gelieferten Daten in das gewünschte Format um.

Unsere Leistungen:

  • EDI-Service
  • WebEDI (WebEDIFACT®)
  • X-Rechnung/Peppol
  • EDI-Shop
  • RAFE (REST API for EDI)
  • EDI-Archivierung

Wir sind Mitglied im EEDIN European EDI Network, offizieller Peppol Access Provider und mit allen relevante weltweiten VANs connected.

https://www.edicenter.de/das-unternehmen/roaming/

Damit bieten wir unseren Kunden ein optimales EDI-Datennetz weltweit.

Einen Überblick über unsere Kunden und bereits umgesetzte Projekte finden Sie hier.

Welche Datenart Sie auch brauchen, welchen Geschäftspartner auch immer Sie anbinden wollen, wir finden die passende Lösung für Ihr Unternehmen!